Werk uitbesteden geeft je als coach meer rust en creëert ruimte voor jouw passie!
Wil jij als coach met meer passie werken en meer rust en overzicht ervaren in jouw werk? Ben je veel tijd kwijt met ondersteunende taken, waardoor je niet toe komt aan jouw core business? In dit artikel lees je hoeveel rustiger jouw dag verloopt, wanneer je ondersteuning hebt van een Virtual Assistant (VA) en dus bepaald werk uitbesteedt. Ik put hierbij uit mijn ervaringen met verschillende klanten en heb deze samengevoegd om “De dag van een voedingscoach” te beschrijven.
Lees ook mijn blog: Virtual Assistant; Ehm, wat ga je doen?! over het samenwerken met een VA
Concrete plannen maken en uitvoeren
09.00 uur Voorbereidingstijd nieuwsbrief en blog
Je wil morgen jouw maandelijkse nieuwsbrief versturen met daarin een verwijzing naar je meest actuele blog en je nieuwe online aanbod. Je wil aandacht vragen voor jouw blog via LinkedIn, Instagram en Pinterest.
Een goede voorbereiding brengt rust en biedt overzicht
Situatie nu
Je mist inspiratie en concentratie- Je voelt de druk, het lukt niet om je te focussen en je mist inspiratie. Na lang zwoegen en zweten heb je de tekst klaar. Je raakt gefrustreerd omdat het niet lukt om de opmaak van je nieuwsbrief goed in te stellen in de software.
- Je besluit er later vandaag mee verder te gaan, want je moet er ook nog een passende foto bij zoeken en het blog staat nog niet klaar.
Met hulp van een VA
Je bent voorbereid en ontzorgd- Jouw VA heeft al een opzet gemaakt voor de nieuwsbrief en ze herinnert je aan mogelijke onderwerpen voor het blog o.b.v. onderwerpen die jullie samen hebben verzameld. Jij schrijft een concepttekst en mailt deze naar je VA. Zij controleert op spelfouten en maakt er een samenhangend geheel van inclusief passende foto’s/ designs. Je hoeft je over de nieuwsbrief geen zorgen meer te maken.
- Jouw Virtual Assistant plaatst het blog op jouw website en zorgt voor visueel aantrekkelijke verwijzingen op Social media. Alles is op tijd klaar.
10.30 uur Intake-gesprek
Je hebt een intake gesprek met een nieuwe klant.
Situatie nu
Je ervaart onrust en tijdsdruk- Je merkt dat je niet met je volledige aandacht bij het gesprek bent. Je weet dat het vandaag een drukke dag wordt en je hebt geen idee hoe je alles in goede banen gaat leiden. Deze klant heeft interesse in jouw diensten en wil graag een opzet ontvangen voor een vervolgtraject.
- Snel krabbel je wat aantekeningen op papier. Je plant dit weekend tijd in om de offerte verder uit te werken.
Met hulp van een VA
Gemakkelijk je werk gedaan- Je luistert geconcentreerd naar de nieuwe klant en maakt ondertussen enkele aantekeningen. Na afloop stuur je deze aantekeningen door naar jouw VA.
- Zij heeft aan een half woord genoeg en kan op basis van deze gegevens snel en zelfstandig een uitgebreide offerte opstellen. Jouw dienstenaanbod is daarin correct opgenomen.
- Jouw VA zet daarna direct een reminder in je agenda wanneer je de offerte moet nabellen.
Als coach werk uitbesteden en zo meer ruimte maken voor jouw passie
12.30 uur Lunchafspraak
Je hebt een lunchafspraak met een lifestyle coach (een kennis van een vriendin) om een mogelijke samenwerking te bespreken.
Situatie nu
Je bent gehaast en niet gefocust- Leuk, maar je moet daarna direct door naar je vervolgafspraak. Tijdens de lunch brainstormen jullie over de samenwerking en bespreken een heleboel leuke ideeën, maar je hebt geen idee hoe je deze straks gaat concretiseren.
- Je bent onrustig en vertrekt gehaast naar jouw volgende afspraak.
Met hulp van een VA
Je bruist van de nieuwe ideeën- Leuk, je hebt zin om aan de slag te gaan met de nieuwe ideeën, op de terugweg naar je auto spreek je snel een spraakbericht in voor jouw VA, zodat zij kan meedenken en het mee kan opvolgen.
- Je kunt de acties loslaten en hebt er vertrouwen in dat alles geregeld wordt. Jouw VA zorgt voor een planning en komt er vanzelf bij je op terug als zij iets van je nodig heeft. Je vertrekt rustig naar je vervolgafspraak.
Gefocust en met plezier in gesprek
14.00 uur Voedingsadvies sessie van 1,5 uur
Je hebt een afspraak voor een voedingsadvies met een klant.
Situatie nu
Je bent net op tijd voor de afspraak- Gehaast zoek je het adres op van je vervolgafspraak. Waar heb je dat ook al weer opgeschreven? Je gooit alles overhoop om het adres te vinden. Onderin je tas vindt je uiteindelijk een papiertje met het adres erop gekrabbeld. Je bent uiteindelijk net op tijd voor de afspraak.
- De start van het gesprek verloopt gestrest en je voelt je er niet prettig bij richting jouw klant.
Met hulp van een VA
Goed voorbereid in gesprek met jouw klant- Je rijdt ontspannen naar je klant. De gegevens van de afspraak staan in jouw agenda. Bij aankomst open je jouw softwarepakket en hierin zijn alle basisgegevens van deze nieuwe klant al ingevoerd door jouw VA en er staat een concept voedingsadvies klaar.
- Tijdens het gesprek heb je volledige focus op waar jij goed in bent – het geven van voedingsadvies. Je voelt je ontspannen en hebt een leuk gesprek met je klant. Zij gaat je zeker aanbevelen bij haar schoonzus.
- Tijdens het gesprek verwerk je alle afspraken in het concept voedingsadvies en kunt deze daarna snel en gemakkelijk aan de klant doormailen voor opvolging.
Structuur en overzicht door het uitbesteden van werk als coach
16.00 uur Administratie & Mail
Terug op kantoor heb je even tijd om je mailbox te checken en openstaande acties af te ronden.
Situatie nu
Stress! Je weet niet waar te beginnen- Je opent je mailbox en schrikt van alle berichten die jouw aandacht vragen. Je weet niet goed waarmee je moet beginnen. Je hoofd loopt over en je humeur is sterk gezakt als je thuiskomt.
Met hulp van een VA
Je rond de laatste acties voor vandaag af- Jouw Virtual Assistant laat weten dat de opzet voor de nieuwsbrief klaarstaat. Morgen maakt zij de offerte voor de nieuwe klant. Ook is zij bezig geweest met het plaatsen van jouw nieuwe aanbod op de website; dat is nu helemaal klaar.
- Fijn om te weten dat alles onder controle is. Je leest en beantwoordt de laatste berichten en begint ontspannen aan jouw avond.
Avondprogramma met ruimte voor jouw passie?!
17.00 uur Start van jouw avond
Je vertrekt naar huis, de werkdag zit er op?!
Situatie nu
Je werkt de avond 'nog even' door- Na een snelle maaltijd kruip je ‘nog even’ achter de computer. Je moet de opzet voor de nieuwsbrief nog afmaken en er moeten ook nog wat mails beantwoord worden. Je werkt uiteindelijk tot 21.00 uur door.
Met hulp van een VA
Het is tijd voor ontspanning- Je maakt een uitgebreide maaltijd en kunt rustig bijpraten met je gezin. In de avond ga je naar de sportschool met een goede vriendin. Jullie maken na het sporten tijd om lekker bij te praten.
Nachtrust
Na het avondprogramma ga je naar bed om morgen (hopelijk) fris aan een nieuwe dag te kunnen beginnen.
Situatie nu
Je wordt 's-nacht regelmatig wakker- Je slaapt onrustig, bent regelmatig wakker en denkt aan wat je allemaal nog moet doen. Je twijfelt over de opzet voor de nieuwsbrief, staan nu wel de actuele gegevens van jouw nieuwe aanbod op de website? De plannen die je gemaakt hebt met de lifestyle coach spoken ook steeds door je hoofd en je weet niet goed wat je eerst moet oppakken.
- Je wordt de volgende morgen vermoeid wakker.
Met hulp van een VA
Je slaapt als een 'roosje'- Je komt toe aan je welverdiende nachtrust en wordt de volgende morgen uitgerust wakker.
Lieve coach, ben jij toe aan het uitbesteden van werk dat je (te) veel energie kost?
Ik vertel je graag hoe ik je kan helpen om met meer gemak je werk gedaan te krijgen. Mail me op monique.botermans@ligaro.nl voor een gratis kennismakingsgesprek.
Ik help je graag voor enkele uren per week om de ondersteunende zaken in orde te brengen. Ik zorg ervoor dat jij opnieuw structuur en overzicht hebt. Ook help ik je om de online zichtbaarheid van jouw bedrijf te verbeteren. Neem dus zeker contact met mij op!
Wil jij als coach met meer passie bezig zijn en werk uitbesteden?
Lees meer over mijn diensten Online marketing support en Business support of neem contact met mij via telefoon 06-30617743 of per mail monique.botermans@ligaro.nl. Op LinkedIn lees je meer over mijn achtergrond en werkervaring.
Graag tot snel!
