Effectief ondernemen: Hoe krijg je als ondernemer meer gedaan in minder tijd?

Door slim en effectief te ondernemen, bereik je meer in minder tijd.

Als ondernemer is er altijd wel iets dat je aandacht vraagt: je klanten, administratie, marketing… en dan zijn er nog die mooie plannen die blijven liggen 🤭. De dagelijkse chaos lijkt je bedrijf langzaam over te nemen.

Misschien herken je dit gevoel wel: je rent van het een naar het ander, maar komt nauwelijks toe aan nieuwe plannen of strategische zaken die je bedrijf écht vooruithelpen. Het gevolg? Stress, inefficiëntie en avonduren of weekenden doorwerken om alles af te krijgen.

Het goede nieuws is dat je meer rust en overzicht kunt creëren in je bedrijf. In dit blog lees je hoe je de chaos structureel aanpakt. Hoe werk je slimmer én efficiënt, geniet je van het ondernemen én hou je tijd over voor de onderwerpen die écht belangrijk voor je zijn?

Deel 1: Je dagelijkse chaos managen: tips voor meer overzicht en rust

Elke ondernemer loopt er vroeg of laat tegenaan: de administratie stapelt zich op, achter de schermen van je bedrijf heerst chaos en je komt niet toe aan het realiseren van jouw nieuwe plannen. Je dagen lijken simpelweg te kort, en je voelt je continu opgejaagd door alles wat nog moet gebeuren.

Dit zijn duidelijke signalen van stress, die je maar beter serieus neemt. Wat doe jij om deze chaos te managen?

Multitasken is een valkuil

Multitasken lijkt een handige oplossing – even snel meerdere dingen tegelijk doen – maar het is zelden effectief. Je verliest namelijk je focus, maakt sneller fouten en raakt sneller overprikkeld. Het is slimmer om te werken met duidelijke focusmomenten. Door je aandacht volledig op één taak te richten, werk je efficiënter en met betere resultaten.

Gebruik een tool voor taakbeheer

Een goede organisatie begint bij een overzichtelijk systeem. Gebruik een papieren of digitale takenlijst om grip te krijgen op je werkzaamheden. Door alles op één plek te verzamelen, behoud je overzicht en kun je taken en projecten tijdig afronden. Zelf werk ik graag met Trello – een praktische digitale tool waarmee je eenvoudig projecten en taken beheert.

Andere handige tools voor taakbeheer zijn bijvoorbeeld Notion, Microsoft To Do of Google Tasks. Kies wat het beste bij jou past en maak er een gewoonte van om je taken regelmatig bij te werken.

Wil je meer tips over productiviteit en efficiënt taakbeheer?
Lees dan mijn blog: Productiviteit als ondernemer door efficiënt taakbeheer.

Prioriteiten stellen en taken schrappen

Lieve ondernemer, onthoud dat niet alles tegelijk gedaan hoeft te worden. Wees mild voor jezelf en leer de juiste prioriteiten te stellen.

Vaak zorgt 20% van je inspanningen voor 80% van je resultaat, dus focus op datgene wat écht belangrijk is voor de groei van je bedrijf. 

Vraag jezelf af:

• Welke taak maakt het grootste verschil voor mijn bedrijf?
• Gebruik de Eisenhower-matrix en categoriseer taken in urgente en niet-urgente en belangrijke en niet-belangrijke taken. Bepaald daarna vervolgactie.
• Beperk je dagelijkse to do’s tot 3 tot 5 behapbare taken.
  Is dat gelukt? Top, dan heb je ruimte voor meer. Is het niet gelukt? Geen probleem, stel je doelen dan bij en werk met nog kleinere stappen.
• Maak je taken klein en uitvoerbaar en vraag jezelf:
  Wat is mijn eerstvolgende kleine actie om mijn doel te bereiken? Zet die stap en werk daarna maximaal 30 minuten met volledige focus aan deze taak.

Slimme hacks voor chaosmanagement

Hieronder geef ik je nog enkele praktische tips om de chaos te temmen en orde te creëren:  

• Ken jij de 2 minutenregel van David Allen – Getting Things Done? Het idee is simpel: als een taak minder dan 2 minuten duurt, doe het dan direct. Zo voorkom je dat kleine taken zich opstapelen en zorgen voor onnodige stress.
• Neem een half uur de tijd om je werkplek te organiseren. Een opgeruimde omgeving geeft rust, voorkomt afleiding en daardoor werk je veel efficiënter.
• Komen er op de meest onverwachte momenten ideeën bij je op? Bij mij gebeurt dat vaak tijdens het douchen of als ik net wakker ben. Zorg ervoor dat je altijd een notitieblok of je telefoon bij de hand hebt om snel aantekeningen te maken. Zo kun je later verder met die ideeën.
• Ben jij veel tijd kwijt aan het zoeken naar dat ene document? Plan dan een tijdsblok in je agenda om je digitale en fysieke documenten te organiseren. Dit voorkomt toekomstig zoekwerk en bespaart je veel tijd.

Deel 2: Productiviteit verhogen: zo krijg je meer gedaan

Meer gedaan krijgen draait niet alleen om hard werken, maar vooral om slimmer werken. Hoe zorg je ervoor dat je de JUISTE taken doet?

Plan focusmomenten

• Reserveer specifieke blokken in je agenda waarin je je volledig richt op één taak. Door afleidingen te minimaliseren, werk je veel efficiënter.
• Werk in thema’s. Reserveer bijvoorbeeld bepaalde dagen of tijdsblokken voor specifieke werksoorten, zoals administratie, klantgesprekken of creatief denken. Zo voorkom je dat je van het ene naar het andere onderwerp springt en verlies je minder tijd.
• Bereikbaarheid. Geef duidelijk aan wanneer je wel of niet bereikbaar bent (telefonisch of via e-mail) én communiceer hierover met de mensen om je heen. Dit voorkomt onderbrekingen en helpt je om geconcentreerd te blijven werken.
• Gebruik voor zover mogelijk een vaste structuur en werk volgens een routine. Plan terugkerende activiteiten, zoals vergaderingen of administratieve taken, altijd in je agenda. Dit zorgt ervoor dat je ze niet vergeet en houdt je werk overzichtelijk.

Werk op basis van energie

Heel belangrijk en niet te onderschatten op de lange termijn – werk op basis van jouw ‘joy’ en energie!

De belangrijkste taken pak je het beste aan op je meest productieve momenten. Pak vervelende klussen direct daarna op, om ze van je bord te krijgen. Maak het klein! Bedenk wat je eerstvolgende en kleinste vervolgactie is en deel grote projecten op in kleinere taken.

Start je acties met een werkwoord, zoals mail X, zoek Y uit of neem contact op met Z. Door concreet te formuleren, weet je precies wat je moet doen en voorkom je dat je afdwaalt. Na het afronden van een taak is het belangrijk om even stil te staan bij je vooruitgang. Dit motiveert je en zorgt voor een positieve mindset.

Beperk afleidingen en prikkels

• Zet je telefoon op stil om te voorkomen dat je wordt onderbroken.
• Schakel meldingen van e-mails en sociale media uit, zodat je je kunt concentreren op wat je te doen hebt.
• Werk in een omgeving die rustig en afleidingsvrij is. Dit verhoogt je concentratie en zorgt ervoor dat je sneller werkt.

Documentbeheer en werkprocessen

Zorg voor een goed systeem om bestanden en processen te beheren. Een goed georganiseerd digitaal archief bespaart tijd en voorkomt frustratie.

Leg herhaalde processen vast, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden. Wanneer je iets voor de tweede keer doet, gaat het veel sneller en gemakkelijker, wat je veel tijd en energie bespaart.

Productiviteitstips voor drukke ondernemers

Als drukke ondernemer wil je niet alleen hard werken, maar vooral efficiënt. Hier zijn enkele praktische tips om je productiviteit te verhogen zonder jezelf uit te putten:

• Gebruik de Pomodoro-techniek. Werk 25 minuten ongestoord. Zet een timer, waarin je volledig gefocust aan de slag gaat en neem daarna 5 minuten pauze. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van een Online Pomodoro timer.
• Werk eens op een andere locatie zoals een co-werkplek, een gezellig koffie-tentje of zelfs in de natuur. Dat komt je creativiteit zeker ten goede.
• Start het 1e uur van je werkdag met uitsluitend operationele taken, zoals administratie en e-mail. Zo heb je aan het begin van de dag al de belangrijkste en lastige taken van je takenlijst afgevinkt en kun je de rest van de dag met meer focus verder werken.
• Zorg voor meerdere mailboxen die je alleen opent op momenten dat je daar tijd voor hebt. Bijvoorbeeld een aparte inbox voor administratieve taken en een info-mailbox voor algemene vragen. Zo voorkom je dat je persoonlijke mailbox de hele dag door volloopt met afleidingen.

Zorg voor een goede balans tussen werk en rust

Zorg allereerst goed voor jezelf! 🥰

Het is belangrijk om voldoende momenten van rust in te bouwen, zodat je kunt herstellen en opladen. Veel ondernemers zijn graag met hun vak bezig, ze zijn gedreven en gepassioneerd en daardoor is de balans tussen werk en rust soms lastig te vinden.

Maar het is belangrijk voor je productiviteit als ondernemer om deze balans goed te bewaken.

Hier lees je hoe je dat aanpakt:

• Beweeg regelmatig. Maak een dagelijkse (lunch)wandeling, gebruik een zit/sta-werkplek of voer een overleg of belafspraak eens terwijl je wandelt. Beweging stimuleert je energie en creativiteit.
• Pauzeer bewust. Neem de tijd om te ontspannen met bijvoorbeeld stretch oefeningen of een korte meditatie. Dit helpt je om je focus te herstellen en nieuwe energie op te doen.
• Bewaak de scheiding tussen werk en privé. Plan vrije dagen vooruit in je agenda waarop je echt niet werkt. Houd je daaraan, zodat je niet in de verleiding komt om door te werken.
• Doe in je vrije tijd activiteiten waar jij energie van krijgt. Zorg ervoor dat je tijd hebt voor dingen die je plezier en energie geven, zodat je kunt opladen en geïnspireerd blijft voor je werk.

Deel 3: Slim ondernemen: automatiseer en besteed uit

Hoe breng je effectief ondernemen in de praktijk?

Als ondernemer kun je simpelweg niet alles zelf doen. Slim ondernemen draait om efficiëntie, en dat betekent soms uitbesteden. Maak een overzicht van alle taken in je bedrijf en breng ze in kaart. Noteer hoeveel tijd elke taak kost en welke stappen je moet doorlopen. Gebruik bijvoorbeeld post-its op een groot vel papier en maak het visueel (en gebruik de Eisenhower Matrix uit Deel 1).

Bepaal vervolgens:

• Stoppen: Welke taken zijn overbodig en kun je schrappen?
• Automatiseren: Welke taken voer je efficiënter uit met hulp van tools of software? Wat gebruik je nu al en kan beter en wat heb je aanvullend nog nodig?
• Uitbesteden: Welke taken kosten je te veel tijd of energie en kunnen beter door iemand anders worden gedaan?

Automatiseer je takenpakket waar mogelijk

Kijk naar je bedrijfsprocessen en bepaal voor welke taken je gebruik kunt maken van slimme technologie om terugkerende processen te stroomlijnen en vergemakkelijken.

Bekijk welke tools je al gebruikt en vraag jezelf af of ze optimaal functioneren. Zijn er nieuwe functies die je nog niet benut, of kun je overstappen naar een andere tool die je werk gemakkelijker maakt?

Er zijn tools beschikbaar voor vrijwel elk proces binnen je bedrijf, zoals:

• Boekhouding en facturering
• Planning en agenda
• Administratieve processen zoals offertes, facturatie en urenregistratie
• Marketingtools voor e-mailmarketing, websitebeheer of sociale media
• Webshop- en betaalpagina’s

Door deze tools in te zetten, kun je veel tijd besparen en je bedrijfsprocessen aanzienlijk vergemakkelijken.

Uitbesteden: Schaal op met de juiste hulp

Als kleine ondernemer heb je vaak meerdere rollen, en het is bijna onmogelijk om overal verstand van te hebben. Je hoeft niet overal een expert in te zijn. Richt je op de kernactiviteiten van je bedrijf en besteed de rest uit aan professionals.

Denk hierbij aan een Virtual Assistant (meer info), een boekhouder, een marketingassistent (meer info) of iemand die jouw website onderhoudt.

Je kunt klein beginnen door bijvoorbeeld te kiezen voor een strippenkaart of losse opdrachten. Zo ontdek je wat goed werkt voor jouw bedrijf zonder meteen grote verplichtingen aan te gaan.

Bekijk hier mijn verschillende pakketten voor online marketing.

Effectief ondernemen: Groei met focus en plezier

Effectief ondernemen betekent focussen op wat belangrijk is, werken volgens je energie en plezier hebben in wat je doet. Door chaos te managen, je productiviteit te optimaliseren en, indien nodig, hulp in te schakelen, creëer je ruimte voor groei en ruimte voor je creatieve ideeën.