Hoe start je met e-mailmarketing? Maak een vliegende start!

Een Vliegende Start met E-mailmarketing

Overweeg je om aan de slag te gaan met e-mailmarketing, of heb je al een e-mailmarketing systeem, maar gebruik je het nog te weinig? Ontdek in mijn nieuwste blog de basis van e-mailmarketing en hoe je dit als (bijna) nieuwe gebruiker slim inricht. Vanaf nu heb je geen excuus meer om het niet te doen…😉 

Wat is e-mailmarketing?

Als ondernemer wil je ‘in the picture’ staan bij je doelgroep, zodat klanten je feilloos weten te vinden. E-mailmarketing is daarbij een waardevol hulpmiddel. Het helpt je om een positieve vertrouwensband op te bouwen met je lezers en te laten zien hoe jij van waarde kunt zijn. Je stuurt (potentiële) klanten heel gericht informatie per mail, afgestemd op de klantfase waarin ze zitten.

De verschillende toepassingen van e-mailmarketing

E-mailmarketing wordt op veel verschillende manieren ingezet en gebruikt door zowel kleine als grote bedrijven in uiteenlopende sectoren. Hieronder een korte opsomming van mogelijke toepassingen: 

• het verzenden van bedrijfsinformaties, e-books en brochures
• het regelmatig versturen van nieuwsbrieven aan geïnteresseerden
• mails verzenden met reviews over producten of diensten
• opvolgmails na aankoop van een (digitaal) product of dienst
• voor mailopvolging bij events, webinars en masterclasses
• klantenbinding door een gepersonaliseerde felicitatie voor een jarige of een vergeten winkelmandje

Bovendien vereenvoudigt het je bedrijfsprocessen, wat je vaak ook flink wat tijd bespaart. Onderzoek dus zeker wat het kan doen binnen jouw onderneming!

E-mailmarketing?! Daar zit toch niemand meer op te wachten

Is e-mailmarketing echt achterhaald?! Ik denk van niet. Het klopt, dat je moeite moet doen om onderscheidend te zijn, net zoals op social media overigens en sommige mails belanden inderdaad ongeopend in de prullenbak van een ontvanger. Dat is natuurlijk ontzettend jammer van al je inspanningen en goede intenties. Toch geloof ik dat, als je je doelgroep goed kent, hen weet te raken en waarde biedt in je mails – door deze echt op je lezer af te stemmen – dat je een consistente en waardevolle contactenlijst met leads en klanten kunt opbouwen. Als je e-mailmarketing goed inzet zorgen deze contacten voor (herhaal-)aankopen.

Bepaal vooraf waarvoor je e-mailmarketing wilt inzetten. Wat wil je ermee bereiken? Begin er niet mee, omdat anderen het ook doen, maar kijk of het daadwerkelijk van meerwaarde is voor jouw bedrijf en of het past bij jou als ondernemer. Dan pas kun je e-mailmarketing effectief inzetten voor je bedrijf.

Wat heb je nodig om te starten met e-mailmarketing?

Als je doelstellingen helder zijn en je de behoeften van je lezer goed kent, kun je een keuze maken voor een passend e-mailmarketing pakket. Wil je enkel nieuwsbrieven versturen, heb je een koppeling nodig met een webshop of andere tools en kies je voor uitgebreide functionaliteiten of ben je tevreden met een basispakket?

Er zijn verschillende aanbieders, en vaak kun je de pakketten gratis een bepaalde periode proberen. Maak daar dus zeker gebruik van! Zelf heb ik goede ervaringen met ActiveCampaign/Mailblue, Autorespond, La Posta, Mailerlite en Systeme.io.

Lees mijn blog: Email marketing software; de beste keuze voor jouw bedrijf om je keuze eenvoudiger te maken.

Let bij de aanschaf van een pakket in ieder geval op je wensen rondom het bewaren van contactgegevens (AVG & privacywetgeving), de mogelijkheden voor het gebruik van lijsten en tags, en de opmaak- en personalisatiemogelijkheden binnen het systeem voor zowel mails als formulieren.

Ga je uiteindelijk van start met een e-mailmarketingsysteem, zorg dan dat je al je huisstijlgegevens zoals kleuren, lettertypen, logo’s en afbeeldingen, bij de hand hebt, bijvoorbeeld op een brandboard.

Hoe ziet een basis e-mailmarketing pakket eruit?

Hieronder vind je een beschrijving van de onderdelen die in de meeste e-mailmarketing pakketten gangbaar zijn:

• Contacten: Hier beheer je alle contactgegevens.
  Let op! Verzamel enkel de noodzakelijke gegevens en zorg voor duidelijke toestemming in verband met de AVG (privacywetgeving). Klanten mag je altijd mailen over soortgelijk aanbod.
• Lijsten: Om mails te kunnen verzenden, moet een contact op een specifieke e-maillijst staan.
  Let op! Beperk het aantal lijsten, anders wordt het snel onoverzichtelijk. Vaak volstaat één lijst voor “Leads”, één voor “Klanten” en eventueel één voor “Oud Klanten”.
• Tags: Deze gebruik je om aanvullende informatie aan contactgegevens toe te kennen, zodat je later eenvoudig contacten hierop kunt filteren. Het werkt als een soort label, waarmee je het gedrag van je contacten registreert, bijvoorbeeld: welke weggever hebben ze aangevraagd, welke producten hebben ze gekocht of welke interesse hebben ze? Iemand kan op de lijst “Leads” staan met de tag “Webinar” of “Weggever” en zelfs met beiden. De tag helpt onderscheid te maken en biedt inzicht in de historie van een contact, zodat je jouw vervolgaanbod hierop kunt afstemmen.
• Dashboard: Meestal is er een dashboard waarop je snel een overzicht hebt van de belangrijkste gegevens zoals het aantal contacten, of waarmee je snel mailings kunt versturen.
• Accountgegevens: Hier vul je zo volledig mogelijk je gegevens in. Gebruik waar mogelijk ook je huisstijlgegevens, zodat je deze gemakkelijk op andere plaatsen in het pakket kunt hergebruiken. Je fysieke adres is een verplicht onderdeel van e-mailmarketing en verschijnt standaard onderaan je mails.
  Tip! Gebruik geen ‘gratis afzender mailadres’ zoals @gmail.com of @hotmail.com vanwege de afleverbaarheid van je mails.
• Technische instellingen: Voor een goede leverbaarheid en om te voorkomen dat je mails in de spambox terechtkomen, zorg je ervoor dat de DNS-records en DMARC (check bijvoorbeeld via deze tool: https://mxtoolbox.com/dmarc.aspx) goed zijn ingesteld. Bij problemen neem je best contact op met de leverancier van je e-mailmarketingpakket (of je hostingprovider).
  Let op! Dit is een belangrijk onderwerp dat je niet mag vergeten!

Jouw contactenlijst beheren

Je kunt contacten handmatig invoeren in je e-mailsysteem of opvragen via een formulier op je website. Vaak is er ook een mogelijkheid om contacten te importeren vanuit een ander systeem via een csv.bestand. Vraag enkel om de meest noodzakelijke gegevens; je hebt in ieder geval een naam en e-mailadres nodig om een contact te kunnen mailen. Voeg de contactpersoon vervolgens toe aan een e-maillijst. Maak indien mogelijk ook een of meerdere tags aan, zodat je de contacten beter kunt segmenteren.

Gebruik een formulier op je website om contactgegevens te verzamelen en te updaten. Dit formulier koppel je aan je e-mailmarketingsysteem. Zo kun je leads genereren (bijvoorbeeld door het aanbieden van een gratis e-book of masterclass), feedback verzamelen en klantinformatie bijhouden. Alle gegevens worden centraal opgeslagen in jouw e-mailmarketing pakket.

De contacten in je e-mailmarketingpakket hebben meestal een bepaalde status:

• Actief: Dit zijn alle actieve contacten op je lijsten
• Onbevestigd: Deze contacten hebben zich ingeschreven via een formulier met een double-opt in, maar hun inschrijving (nog) niet bevestigd.
  Let op! Ze ontvangen geen mails en je mag ze niet handmatig toevoegen of bevestigen.
• Uitgeschreven: Dit contact heeft zich via een van je mails of via een automatisering uitgeschreven voor een bepaalde e-maillijst. Je mag geen mails sturen naar dit contact op basis van deze lijst.
• Bounced: Deze e-mailadressen zijn door de e-mailserver afgekeurd, bijvoorbeeld door een foutief e-mailadres of omdat de mailbox vol is.

Zorg ervoor dat je de contactgegevens regelmatig opschoont. Hoe je dat doet, lees je onderaan dit artikel.

Een formulier op je website plaatsen

Om contactgegevens te verzamelen in je e-mailmarketingsysteem, plaats je een formulier op je website. Je voegt de gewenste velden toe om de contactgegevens te registreren. Meestal is er een optie om een bepaald invulveld wel of niet verplicht te maken om in te vullen.

Ontwerp het formulier volgens je huisstijl en plaats het vervolgens op je website. Dit doe je door een code (verstrekt door de e-mailmarketingsoftware) te kopiëren en te plakken, op de pagina waar je deze wil hebben op je website.

Toestemming regelen volgens de AVG / privacywetgeving

Je kunt een op twee manieren inrichten, zodat je voldoet aan de privacywetgeving.

Double-opt in: Het is (nog) niet verplicht om een double-opt in in te richten voor een formulier, maar het is wel de beste manier om te bewijzen dat een contact zich expliciet heeft aangemeld conform de privacywetgeving. Bij een double-opt in ontvangt een contact na inschrijving een mail om de inschrijving te bevestigen. Pas na bevestiging kun je e-mails aan dit contact verzenden. Mijn advies is om als je start met e-mailmarketing direct ook de double-opt in in te richten, zodat je ‘safe’ bent rondom de privacywetgeving.  

Opt-in: Bij deze optie wordt een contact direct na het invullen van het formulier toegevoegd aan jouw mailingpakket. Met een aangepast veld registreer je de toestemming conform de privacywetgeving, zodat je dit toch kunt aantonen, mocht dat ooit nodig zijn.

Een nadeel van de double opt-in is dat een nieuw contact altijd eerst zijn of haar aanmelding moet bevestigen via mail. Het grote voordeel is dat je er zeker van bent dat het verstrekte e-mailadres correct is. Deze contacten zijn vaak echt gemotiveerd om jouw mails te ontvangen én te lezen, en bovendien voorkom je spamklachten! Of je wel of geen double opt-in inricht, is een persoonlijke afweging die je dus eerst moet maken. 

Een eenmalige campagne verzenden aan je contacten

Als je je contacten of een selectie daarvan eenmalig een mail wilt sturen, doe je dit via een campagne. Je gebruikt de optie ‘campagne’ dus bijvoorbeeld voor het regelmatig verzenden van mails vergelijkbaar met een nieuwsbrief. Jij bepaalt wanneer en aan welke contacten deze mail wordt verzonden. Je filtert contacten eenvoudig uit door de juiste tag of groep te selecteren. Vervolgens plan je de mail vooraf in, zodat deze op een specifiek moment verstuurd wordt.

Zorg ervoor dat het onderwerp nieuwsgierigmakend en concreet is. Dit helpt om de aandacht van je lezers te trekken en verhoogt de kans dat ze de e-mail ook daadwerkelijk openen.

Een campagne maak je op in jouw huisstijl inclusief lettertype en kleuren, zodat deze herkenbaar is voor je lezers. Gebruik eventueel een standaardsjabloon dat beschikbaar is via je e-mailmarketingpakket. Dit bespaart tijd en zorgt voor een professionele uitstraling.

Een salesfunnel, e-mail funnel of automatisering inrichten

Via een e-mail funnel stel je eenvoudig de automatische vervolgstappen (= automatisering) in na registratie via een formulier op je website. Je e-mail funnel is als het ware je digitale klantreis. Je bedenkt vooraf, afhankelijk van de klantfase waarin een contact zit, welke informatie relevant is om te sturen naar dit contact en aan welke groepen en tags een contact wordt toegevoegd. Dit maakt het gemakkelijk om vervolgmailings naar je contacten te sturen. Je kunt mails op een vast moment verzenden of na een bepaalde vertraging, afhankelijk van jouw wensen.

Het grote voordeel is dat je deze mails slechts één keer hoeft in te stellen en dat het proces daarna automatisch wordt gestart na de trigger. Gebruik wachtstappen of doelstappen om de mails op een bepaald tijdstip of na een bepaalde periode te verzenden.

Gratis weggever of e-book

Bij een gratis weggever of e-book is het in eerste instantie belangrijk dat de lezer de gevraagde informatie snel en correct toegestuurd krijgt. Daarna kun je nog enkele vervolgmails sturen, zodat de lezer je wat beter leert kennen en ontdekt hoe jij van waarde kunt zijn.

Voorbeeld van een follow-up na aanvraag van een gratis e-book:

Mail 1: Bedankt voor je interesse! Hier is je download.

Mail 2: Ben je al aan de slag met…. ? In de mail bied je bijvoorbeeld de mogelijkheid voor een kennismakingsgesprek. 

Webinar of masterclass

Na inschrijving voor een webinar of masterclass volgt een bevestiging met alle details. Ook hier kun je nog een opvolging inrichten op basis van interesses en reminders voor het webinar/masterclass instellen.

Voorbeeld van een aanmelding voor een webinar:

Mail 1: Bevestiging van je aanmelding. In de mail vermeld je alle details en waar iemand met vragen terechtkan.

Mail 2 en/of 3: Stuur 1 of 2 reminders een paar dagen voor het webinar met de link naar het webinar. Doe ook de suggestie voor het alvast stellen van vragen.

Mail 3 en/of 4: Leuk dat je erbij was! In deze mail kun je eventuele bezwaren wegnemen en vragen beantwoorden.

Laatste mail: Doe een laatste aanbod en geef aan dat je regelmatig updates met relevante informatie blijft sturen.

Na aankoop

Na een aankoop (en factuur) is het belangrijk dat de opvolging goed verloopt. Zorg dat de vervolgstappen duidelijk zijn voor je klant en werk aan een goede vertrouwensband:

• Hoe is de levering van het bestelde geregeld?
• Krijgt iemand toegang tot een online omgeving?
• Hoe ziet het vervolgtraject eruit?
• Doe iets extra voor je klanten; geef ze een kleine attentie of cadeautje.
• Vermeld hoe je omgaat met eventuele klachten en retouren.
• Zijn er andere relevante producten of diensten interessant?
• Heb je nog tips of expertise die je met klanten wil delen?
• Vraag om een review en aanbevelingen bij anderen.
• Stimuleer herhaalaankopen of vergeten winkelmandjes.

Voorbeeld opvolging na een aankoop:

Mail 1: Bevestiging van je aankoop + eventueel direct het digitale product of informatie over levering
Mail 2: Tevreden met je aankoop? Heb je nog vragen?
Mail 3: Wil je een review achterlaten? Voortaan hou ik je op de hoogte via mijn mailings.

Soms is slim om na een aankoop of aanmelding een mail te versturen naar een bepaald mailadres. Bijvoorbeeld als een product moet worden verzonden, ter voorbereiding op een webinar of als een factuur moet worden opgesteld. Dit richt je allemaal in via een vervolgstap in je automatisering. 

De invulling van jouw salesfunnel is afhankelijk van jouw bedrijf en van je doelgroep. Zorg ervoor dat deze goed aansluit op de specifieke klantreis van jouw klanten. Wil je meer lezen over hoe een klantreis verloopt, ga dan naar mijn blog Je klantreis in kaart brengen en moeiteloos klanten aantrekken.

E-mail funnels opzetten voor gevorderden

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden voor het opzetten van automatische vervolgstappen in je e-mailmarketing pakket. Als startende gebruiker is mijn advies om het in eerste instantie zo eenvoudig mogelijk te houden en dit later verder uit te breiden. Hieronder geef ik je alvast een kort inkijkje in de ‘automatiseringen voor gevorderden’:

Contacten taggen na een klik:

Je kunt een contactpersoon automatisch een bepaalde tag toekennen, nadat deze op een specifieke link heeft geklikt of een bepaalde pagina heeft bezocht. Dat is handig als je bijvoorbeeld wil weten of iemand de replay van je webinar heeft bekeken of de pagina van jouw nieuwe aanbod heeft geopend. Op basis hiervan kun je je vervolgacties afstemmen, zoals het sturen van een vervolgmail of persoonlijk contact opnemen.

Een als/dan stap toevoegen aan een automatisering:

Afhankelijk van of een contact aan bepaalde voorwaarden voldoet, kun je een vervolgactie plannen. Hiermee plaatst je de contactpersoon in een specifieke fase van je salesfunnel. Gebruik deze functie bijvoorbeeld nadat je een tag “aankoop product” hebt toegevoegd om het contact uit deze automatisering te halen en geen mails meer over dit specifieke aanbod te sturen.

Wil je deze geavanceerde mogelijkheden gebruiken? Check dan de helpfunctie van jouw e-mailmarketing provider.

Hoe bouw je een waardevolle e-maillijst op?

Zorg ervoor dat je eerst jouw verhaal, jouw waarden en wie je doelgroep is, glashelder hebt, voordat je start met e-mailmarketing. Door gesprekken te voeren met je doelgroep weet jij precies wat voor hen interessant is en waarmee jij ze kunt helpen. Ontwikkel daarvoor een laagdrempelig aanbod, dat perfect aansluit op deze behoefte.

De meest voor de hand liggende manier om te beginnen, is door een gratis weggever te ontwikkelen of een gratis webinar te organiseren. Met dit laagdrempelig aanbod verzamel je e-mailadressen en zo start je met het opbouwen van een vertrouwensband.

Zorg voor een originele en aansprekende naam, en biedt voldoende inhoud, zodat je ook echt je expertise kunt laten zien. Daarnaast is het belangrijk dat het proces gemakkelijk en snel verloopt.

Bepaal vervolgens waarover je vervolgmails gaat sturen. Begin klein, bijvoorbeeld door een proces dat je nu handmatig via e-mail uitvoert, te automatiseren met e-mailmarketing.

Een creatieve en leuke manier om jouw aanbod te verpakken en contacten kennis te laten maken, is via een korte videotraining. Door dagelijkse mini-video’s te delen, geef je inzichten en krijgen mensen een concreter beeld van wat jij te bieden hebt. Dit kan misschien een beetje buiten je comfortzone liggen, maar het is zeker de moeite waard om te proberen. Het voordeel is dat je het eenmalig inricht en het daarna voor je laat werken.

Contactenlijst actueel houden:

Het is belangrijk om een ‘schone lijst’ met contacten bij te houden voor een effectieve e-mailmarketing. Dit leidt tot meer betrokkenheid en betere resultaten. Door regelmatig je contactenlijst op te schonen, verbeter je je openingspercentages en klikfrequenties (CTR), en kun je campagnes effectiever bijsturen.

Via het dashboard of door een selectie te maken in je contacten, zie je welke contacten zich hebben uitgeschreven en welke e-mailadressen gebounced zijn. Je bent verplicht vanuit de AVG om deze gegevens te verwijderen.

Daarnaast is het verstandig om inactieve contacten, die in een bepaalde periode geen e-mails meer openen, te selecteren. Stuur hen een laatste mailing in een poging om hen te heractiveren. Als ze dan niet reageren, is het wellicht beter om hen uit te schrijven, zodat je een actieve en betrokken contactenlijst behoudt.

Meer lezen over Slimme e-mailmarketing toepassingen?

Ben je enthousiast over e-mailmarketing en wil je een stap verder gaan? Lees dan mijn blog Slimme e-mailmarketing voor kleine ondernemers voor aanvullende tips en tricks.