Werk uitbesteden aan een Virtual Assistant: Hoe pak je het aan?!

Als zzp of kleine ondernemer vervul je veel verschillende rollen en is het bijna onmogelijk om overal verstand van te hebben. Dat herken je vast wel… Gelukkig hoef je niet alles zelf te doen. Je kunt werk uitbesteden, bijvoorbeeld aan een Virtual Assistant (VA). Vaak is het nodig om meer ruimte te maken voor jouw passies en de groei van jouw bedrijf!

Ontdek in dit artikel hoe je als ondernemer succesvol taken kunt delegeren aan een VA en zo kostbare tijd vrijmaakt voor je kernactiviteiten, en voor je klanten.

Meer focus en efficiency, minder stress en creëer zo ruimte voor groei.

Geef jezelf de ruimte om te bloeien. Werk slimmer; niet harder!

De allereerste (en misschien wel de moeilijkste) stap is beseffen dat je niet alles alleen kunt (en hoeft) te doen. Het loslaten en afstand nemen is belangrijk om uiteindelijk verder te groeien met je bedrijf.

Besef dat je niet de enige bent, die volledig wordt opgeslokt door alle randzaken van je bedrijf. Als ondernemer ben je een doorzetter en steek je gewoon een tandje bij om alle taken op tijd af te ronden. Jij kunt en wilt dit💪🏻!

Merk je echter dat het teveel vraagt van je en dat het ten koste gaat van tijd met je familie, vrienden en je ‘me-time’? Dan is het tijd om hulp in te schakelen!

Moeilijk, want tja… het is JOUW bedrijf en jij weet exact hoe je het hebben wilt. Jij doet het liefste alles zelf en op jouw manier. Je ziet het niet zitten om taken aan iemand over te dragen, die je vervolgens moet controleren, om er dan achter te komen dat je het toch beter zelf had kunnen doen.

Belangrijk is dus, dat je vooraf je verwachtingen duidelijk hebt, zodat je exact weet welke hulp je moet inschakelen. Zoek je een specialist of gewoon extra handen om al het werk gedaan te krijgen?

Ervaar opnieuw de ruimte om onderwerpen op te pakken waar jij écht energie van krijgt. Dan pas kun je meters maken met je bedrijf! Soms is het nodig om los te laten en afstand te nemen.

Vertrouw erop dat er andere ondernemers zijn, die met evenveel zorg en liefde taken van je overnemen. 

Een Virtual Assistant als betrouwbare partner voor jou als kleine ondernemer

Er komt een moment waarop het verstandig is om bepaalde taken uit handen te geven en te delegeren. Of het nu komt doordat je bepaalde kennis mist, meer expertise en efficiëntie in je bedrijf wilt brengen, of simpelweg omdat je er zelf geen tijd meer voor hebt en er geen energie uit haalt.

Door werk uit te besteden creëer je ruimte om je te focussen op je kernactiviteiten (= jouw passie!), op je klanten en kan je bedrijf verder groeien.

Een Virtual Assistant is een goede keuze, omdat dit vaak een professionals is met een ondersteunende achtergrond. Zij zijn vaak expert in een bepaald vakgebied en weten hoe je een bepaalde taak correct en efficiënt uitvoert.

Aan welke taken kun je dan denken?

• Administratieve taken
• Boekhouding, facturatie
• Marketing en reclame
• HR en salarisadministratie
• IT-ondersteuning
• Websitebeheer en onderhoud
• Sales of klantenservice
• en nog veel meer…

Hoe start je met het delegeren van bepaalde werkzaamheden?

Stap 1: Welke taken kun en wil je aan een ander toevertrouwen?

Maak een overzicht van al je taken en verantwoordelijken. Breng hier vervolgens een onderscheid in aan:

• Kerntaken:
  Dit zijn de belangrijkste taken binnen jouw bedrijf. Deze maken het verschil en bepalen je identiteit als ondernemer. Het gaat om de werkzaamheden die jij het allerliefste doet en waarin je onderscheidend bent. Doordat er zoveel op je bord ligt, mis je er nu soms aandacht en concentratie voor.
• Eenvoudige administratie:
  Deze klussen kosten je weinig tijd of moeite en zijn gemakkelijk uit te voeren. Prima, om deze zelf te doen, behalve als het er te veel zijn (en je er stress door ervaart) of ze te veel energie kosten.
• Complex, specialistisch en/of tijdrovend:
  Deze randzaken van jouw onderneming ‘doe je er wel even bij’. Vaak zijn het specialistische werkzaamheden, maar vind je ze leuk om zelf te doen en horen ze volgens jou bij het ondernemerschap. Als ondernemer ben je immers een ‘alleskunner’. Ze kosten je echter veel tijd en kunnen veel efficiënter.

Bekijk nu kritisch je takenpakket en ontdek jouw uitdagingen. Bij welke werkzaamheden kun je hulp gebruiken omdat je niet de kennis en vaardigheden in huis hebt, of omdat iemand anders het sneller (= meer handigheid) of beter (= meer expertise) voor je kan doen?

Dat zijn de taken die je het beste kunt uitbesteden aan een andere professional. 

Boost je productiviteit en energie door werk uit handen te geven.

Stel je nu voor hoe fijn het is als je deze taken uitbesteedt aan iemand anders. Jij ervaart een stuk minder frustratie en er ontstaat ruimte voor belangrijkere zaken. Je hebt meer energie en tijd zowel zakelijk als privé, werkt professioneler en efficiënter (en klanten merken dat) en hebt eindelijk de rust en ruimte voor reflectie en om daarna te groeien met jouw onderneming.

Afhankelijk van je prioriteiten en het beoogde resultaat, kun je er een budget opplakken.

Bepaal ook de frequentie van de samenwerking. Gaat het om een eenmalige klus, een langdurige samenwerking, wisselende opdrachten of enkel tijdens de vakantie of drukke periodes.

Wil je volledig ontzorgd worden of blijf je een deel van de werkzaamheden zelf doen?

Er zijn veel verschillende vormen van ondersteuning mogelijk.

Stap 2: De perfecte match in een samenwerking vinden

In stap 1 heb je jouw voorwaarden bepaald en nu ga je op zoek naar de juiste kandidaat om de werkzaamheden van je over te nemen.

Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt doen:

1. Plaats een opdracht op een platform voor freelancers of in een groep van ondernemers.
2. Zet de vacature op je website en maak deze bekend via social media.
3. Schakel een tussenpersoon in om de juiste kandidaat voor je te selecteren.
4. Bevraag je netwerk en ontdek welke mogelijkheden er vandaaruit ontstaan.

De kennis en ervaring van een kandidaat zijn belangrijke criteria bij de selectie, maar zeker zo belangrijk is de persoonlijkheid van de kandidaat en of deze past bij jou als ondernemer. Een goede wederzijdse klik hebben is de allerbelangrijkste voorwaarde voor een goede (en langdurige) samenwerking. Mijn advies is om met enkele kandidaten in gesprek te gaan, te vragen naar hun werkwijze en aanpak en te voelen wat het beste bij jou past.

Zo kom je tot een succesvolle match met jouw toekomstige Virtual Assistant!

Stap 3: De samenwerking start en hoe nu verder?

Geweldig, je hebt de juiste kandidaat geselecteerd!

Nu is het tijd om de samenwerking verder vorm te geven. Meestal worden de afspraken vastgelegd in een opdrachtovereenkomst. Zorg ervoor dat je duidelijke werkafspraken maakt over beschikbaarheid, manier van communiceren, werkinstructies en het geven van feedback op opdrachten. Vaak worden er tools en software gebruikt bij het uitvoeren van opdrachten. Maak hierover duidelijke afspraken en regel indien nodig toegang tot jouw systemen.

Maak (zeker bij de start) voldoende tijd voor overleg, om elkaars verwachtingen af te stemmen.